Organizar-se para participar de uma feira é uma tarefa que pode lhe dar um pouquinho de trabalho. Entretanto, existe uma etapa que é definitiva para o sucesso dessa organização: o planejamento.

Nesse artigo, vamos falar um pouco mais sobre como se planejar para participar de uma feira e quanto tempo você precisa para garantir o melhor resultado possível no evento que vai participar. Vamos lá?

O tempo é um fator decisivo para participar de uma feira

Uma coisa é certa: para planejar e participar de uma feira é preciso de tempo – e o relógio é um fator decisivo na sua organização e resultados na montagem do stand.

Por esse motivo, é importante reforçar que, para qualquer tipo de planejamento, é bom estabelecer um período de tempo com folgas, para que você e sua empresa possam absorver os possíveis atrasos e imprevistos que, por ventura, aparecerão durante o processo de organização de todos os detalhes da sua participação.

Apesar de não existir uma sugestão de prazo definido, no geral, trabalhar com antecedência de seis a sete meses é um prazo confortável para a grande maioria dos planejamentos de participação em feiras.

Monte um cronograma com os prazos dos fornecedores

Outro fator que pode lhe ajudar a calcular melhor o tempo de antecedência para o planejamento para participar de uma feira são os prazos que os fornecedores pedem para a entrega e realização de seus serviços. Cada um trabalha com um prazo mínimo e máximo de entrega e, por isso, é interessante conhecê-los para que você possa se organizar melhor.

Escolha seus fornecedores favoritos e monte um cronograma de acordo com os prazos determinados por eles – considerando, inclusive, um possível atraso. Dessa maneira, você se programará melhor para estar com tudo em dia quando chegar a data do evento.

Se a questão financeira é um problema, o prazo de planejamento deve ser maior

Algumas empresas que estão passando por dificuldades financeiras podem precisar de um prazo maior para efetuar os investimentos. Por isso, ao montar o orçamento dos fornecedores que atinjam a sua expectativa, faça também um planejamento financeiro, para que consiga reverter um possível lucro ou economias nesse importante investimento para o seu negócio.

Defina os prazos demandados por suas equipes

Se a sua empresa vai participar de uma feira, provavelmente você não fará toda a organização sozinho. Trabalhar com suas equipes também é importante para que o evento transmita o sucesso de todos no stand montado por vocês. Apesar de ser vantajoso trabalhar em times, é importante compreender que todos eles podem ter prazos diferentes para entregar as tarefas que lhe foram estabelecidas.

Leve em consideração os prazos demandados por seus times na hora de montar o planejamento, definindo um período confortável para todos entregarem suas tarefas em tempo de participar do evento.

A divulgação também deve ser tratada com cuidado

Quando falamos em prazos, não podemos deixar de lado o tempo ideal para divulgação da sua participação no evento para seus clientes. Além de definir onde e como essa divulgação será feita, pense em quanto tempo antes você vai mandar o “save the date”: Ele não deve ser muito antecipado, para que ninguém se esqueça da data do evento, e nem tão em cima da hora, para que não corra o risco de atrapalhar o planejamento de quem pretende visitá-lo.

O tempo ideal para se planejar e expor em uma feira, portanto, deve ser definido de acordo com seus objetivos, o tipo de participação que você terá no evento e, principalmente, o perfil da sua empresa e fornecedores.

Qual é o prazo que você considera ideal para o planejamento? Compartilhe conosco suas opiniões!